HubSpot Sales Hub można uruchomić szybko. Znacznie trudniej zbudować go tak, żeby handlowcy rzeczywiście chcieli w nim pracować, manager widział wiarygodny pipeline, a automatyzacje przejmowały pracę zamiast dokładać kolejne wyjątki do procesu.
W wielu firmach wdrożenie części sprzedażowej HubSpot zaczyna się od utworzenia pipeline'u, importu kontaktów i przypisania użytkowników. Technicznie CRM jest gotowy. Dopiero po kilku tygodniach okazuje się, że część informacji nadal trafia do notatek, follow-upy zależą od pamięci handlowca, etapy deali są interpretowane inaczej przez każdą osobę, a raport sprzedaży wymaga dodatkowego Excela.
Nie jest to problem wynikający z braku funkcji. Sales Hub daje zespołowi sprzedaży narzędzia do prowadzenia pipeline'u, prospectingu, automatyzacji, sekwencji, prognozowania i raportowania. Kluczowe pytanie brzmi jednak nie „co możemy włączyć?”, ale „jak powinien wyglądać proces sprzedaży po wdrożeniu?”.
Punkt wyjścia
Dobre wdrożenie Sales Hub nie polega na odwzorowaniu obecnej pracy handlowców jeden do jednego. Ma stworzyć spójny sposób prowadzenia sprzedaży, który CRM potrafi później wspierać i automatyzować.
Jeżeli chcesz najpierw zobaczyć cały proces uruchamiania CRM — od analizy As-Is i To-Be po migrację, testy i szkolenie użytkowników — przeczytaj również wdrożenie HubSpot krok po kroku. W tym artykule skupiamy się już konkretnie na Sales Hub i pracy zespołu sprzedaży.
1. Najpierw proces sprzedaży, później konfiguracja Sales Hub
Pierwszym odruchem przy uruchamianiu Sales Hub jest zwykle zbudowanie pipeline'u. Firma zna przecież swoje etapy sprzedaży, więc wystarczy wpisać ich nazwy i zacząć pracę. Problem pojawia się wtedy, gdy ten sam etap oznacza coś innego dla różnych osób.
Dla jednego handlowca „Oferta wysłana” oznacza, że klient otrzymał dokument. Dla drugiego, że oferta została już omówiona. Ktoś inny przenosi deal dopiero wtedy, gdy klient potwierdzi budżet. Z punktu widzenia raportu wszystkie te szanse znajdują się w jednym miejscu, chociaż ich realne prawdopodobieństwo zamknięcia jest zupełnie inne.
Dlatego przed konfiguracją trzeba ustalić warunki wejścia i wyjścia z każdego etapu, moment utworzenia deala, zasady kwalifikacji oraz odpowiedzialność za kolejne kroki. Dopiero wtedy można zdecydować, które elementy Sales Hub mają wspierać użytkownika.
Jeżeli etap pipeline'u nie ma jednoznacznego znaczenia biznesowego, automatyzacja może jedynie szybciej przenosić niejasność z jednego miejsca do drugiego.
2. Pipeline powinien mówić managerowi, co naprawdę dzieje się ze sprzedażą
Pipeline nie powinien być listą czynności wykonanych przez handlowca. Jego rolą jest pokazanie sytuacji biznesowej szansy sprzedażowej w taki sposób, aby osoba zarządzająca nie musiała otwierać każdego deala i czytać całej historii kontaktu.
Jeżeli firma sprzedaje usługę B2B, ważniejsze od samego faktu wysłania e-maila może być to, czy potwierdzono potrzebę, czy znamy proces decyzyjny, czy po stronie klienta jest właściwa osoba i czy ustalono kolejny krok. Część tych informacji może znajdować się w odpowiednich właściwościach, a część może być wymagana przy przejściu do następnego etapu.
Dzięki temu pipeline zaczyna pełnić dwie role jednocześnie: porządkuje codzienną pracę handlowca i dostarcza danych potrzebnych do zarządzania sprzedażą. Forecast, raport konwersji czy analiza długości cyklu sprzedaży stają się wtedy wynikiem dobrze opisanego procesu, a nie próbą interpretowania przypadkowo aktualizowanych rekordów.
3. Automatyzacje Sales Hub powinny przejmować konkretne obowiązki
Największa wartość automatyzacji sprzedaży nie wynika z liczby workflow. Dobrze zaprojektowany portal może mieć ich mniej, a mimo to zdejmować z zespołu więcej ręcznej pracy.
Przykładem może być przekazanie nowego leada. Zamiast oczekiwać, że ktoś ręcznie przypisze właściciela, ustawi status i utworzy zadanie, system może wykonać te czynności po spełnieniu ustalonych warunków. Podobnie przy zmianie etapu deala: HubSpot może wymusić potrzebne informacje, utworzyć kolejne zadanie, zaktualizować właściwości lub uruchomić proces w innym systemie.
W praktyce najwięcej czasu odzyskuje się tam, gdzie ręczna czynność pojawia się regularnie i ma jednoznaczną regułę. Jeżeli po każdym wygranym dealu ktoś przygotowuje te same informacje dla kolejnego działu, jest to znacznie lepszy kandydat do automatyzacji niż czynność wymagająca każdorazowo indywidualnej oceny handlowca.
Automatyzacja sprzedaży
Najpierw ustalamy regułę biznesową. Dopiero później decydujemy, czy powinien wykonywać ją handlowiec, workflow czy integracja.
4. Sekwencje porządkują follow-up, ale nie powinny zamieniać sprzedaży w masową wysyłkę
Jednym z częstszych problemów w sprzedaży jest brak konsekwentnego follow-upu. Kontakt pojawia się po spotkaniu lub wysłaniu oferty, ale dalsza komunikacja zależy od kalendarza i pamięci konkretnej osoby.
Sekwencje pozwalają uporządkować serię wiadomości oraz zadań, dzięki czemu handlowiec nie musi za każdym razem budować całego schematu kontaktu od początku. W dobrze ustawionym procesie mogą być wykorzystywane zarówno w prospectingu, jak i w dalszym prowadzeniu kontaktów, które wymagają kilku prób dotarcia.
Nie oznacza to jednak, że każdy lead powinien trafić do identycznej sekwencji. Ważniejsze od liczby automatycznych wiadomości jest dopasowanie ścieżki do rodzaju kontaktu, etapu relacji oraz tego, co wydarzyło się wcześniej. Sales Hub ma wspierać handlowca w utrzymaniu rytmu pracy, a nie usuwać z procesu kontekst.
5. Playbook może przenieść standard sprzedaży bezpośrednio do CRM
Firma może mieć bardzo dobrze opisany proces kwalifikacji, ale jeżeli znajduje się on w prezentacji szkoleniowej albo osobnym dokumencie, podczas rozmowy z klientem handlowiec często wraca do własnych przyzwyczajeń.
Playbooki pozwalają umieścić strukturę rozmowy bliżej miejsca, w którym użytkownik pracuje. Mogą przypominać pytania kwalifikacyjne, porządkować sposób prowadzenia discovery i pomagać zapisywać informacje w bardziej spójny sposób.
Ma to szczególne znaczenie przy rosnącym zespole. Nowa osoba nie musi jednocześnie uczyć się procesu sprzedaży, struktury danych oraz tego, gdzie w CRM powinien znaleźć się każdy element. Dobrze przygotowany Sales Hub może prowadzić ją przez część tych decyzji podczas codziennej pracy.
Jeżeli standard sprzedaży istnieje tylko w dokumentacji onboardingowej, trudno oczekiwać, że będzie stosowany identycznie przez cały zespół kilka miesięcy później.
6. Dane na rekordzie powinny pomagać sprzedawać, a nie tylko spełniać potrzeby raportowania
Przy wdrożeniu łatwo przesadzić z liczbą pól. Marketing potrzebuje swoich informacji, sprzedaż swoich, manager kolejnych, a później dochodzą jeszcze pola tworzone na potrzeby integracji. Rekord deala zaczyna przypominać formularz, którego nikt nie chce uzupełniać.
Dlatego każde pole powinno mieć określony cel. Część danych jest potrzebna do podjęcia decyzji przez handlowca, część steruje automatyzacją, inne służą raportowaniu albo wymianie danych z kolejnym systemem. Jeżeli wartość nie ma żadnego odbiorcy, warto sprawdzić, czy rzeczywiście powinna znaleźć się w CRM.
Ważny jest również moment zbierania informacji. Nie wszystko trzeba wymagać na początku. Dane mogą pojawiać się wtedy, gdy stają się istotne dla konkretnego etapu sprzedaży. Dzięki temu system nie obciąża użytkownika formularzem zawierającym kilkadziesiąt pól przy każdym otwarciu rekordu.
7. Forecasting działa dopiero wtedy, gdy pipeline jest wiarygodny
Prognozowanie sprzedaży jest jednym z powodów, dla których firmy decydują się uporządkować CRM. Zarząd chce wiedzieć nie tylko, jaka wartość znajduje się obecnie w pipeline, ale jaka część tej wartości ma realną szansę przełożyć się na wynik w danym miesiącu lub kwartale.
Samo uruchomienie forecastingu nie rozwiąże jednak problemu. Jeżeli close date jest nieaktualny, etapy są używane różnie, a część deali pozostaje otwarta tylko dlatego, że nikt ich nie zamknął, prognoza będzie oparta na danych, którym trudno ufać.
Dlatego forecasting powinien być konsekwencją wdrożenia, a nie jego pierwszym krokiem. Najpierw trzeba ustalić sposób prowadzenia deali i minimalny standard danych, a później budować widoki i prognozy dla managerów.
8. Raportowanie warto zaprojektować jeszcze przed uruchomieniem zespołu
Dashboard sprzedażowy jest końcem całego łańcucha. Pokazuje dane, które wcześniej musiały zostać poprawnie zdefiniowane, zebrane i zapisane.
Jeżeli firma chce analizować konwersję pomiędzy etapami, wcześniej trzeba ustalić ich znaczenie. Jeżeli manager chce mierzyć średnią długość procesu, ważne stają się zasady tworzenia i zamykania deali. Jeżeli celem jest porównanie źródeł sprzedaży, potrzebna jest spójna informacja o pochodzeniu kontaktu i odpowiedni model atrybucji.
Dobrą praktyką jest więc zebranie pytań zarządczych już na początku projektu. Nie po to, aby od razu budować dashboardy, ale żeby wiedzieć, jakie dane muszą powstawać w procesie. Wtedy raport nie wymusza późniejszego przebudowywania połowy CRM.
9. Sales Hub powinien być połączony z resztą procesu firmy
Sprzedaż rzadko kończy się w momencie oznaczenia deala jako wygrany. Później może pojawić się przygotowanie umowy, fakturowanie, onboarding klienta, realizacja usługi albo przekazanie informacji do customer success.
Jeżeli te elementy znajdują się w innych systemach, trzeba ustalić, które dane powinny przepływać pomiędzy nimi a HubSpot. CRM może przekazać dane nowego klienta do systemu umów, a później otrzymać informację o podpisaniu dokumentu. Może wysłać dane do ERP i pokazywać handlowcowi status płatności bez konieczności logowania się do kolejnej aplikacji.
Nie każda integracja wymaga własnego API. Czasem wystarczy gotowe połączenie dostępne w ekosystemie HubSpot, w innym przypadku potrzebna będzie niestandardowa logika. Szerzej opisujemy ten wybór w artykule Integracje HubSpot — kiedy wystarczy gotowa aplikacja, a kiedy potrzebne jest API?.
Dla handlowca najlepsza integracja często jest niewidoczna. Potrzebna informacja po prostu pojawia się na rekordzie, a kolejny krok procesu uruchamia się bez ręcznego przepisywania danych.
10. Wdrożenie Sales Hub trzeba przetestować na prawdziwej ścieżce sprzedaży
Sprawdzenie pojedynczego workflow nie wystarczy. System powinien zostać przetestowany dokładnie tak, jak będzie używany po uruchomieniu.
Nowy lead trafia do CRM. Otrzymuje właściciela. Handlowiec kwalifikuje kontakt i tworzy deal. Kolejne etapy wymagają właściwych danych. Po spotkaniu pojawia się follow-up. Oferta przechodzi do klienta. Manager widzi zmianę w pipeline. Po wygraniu sprzedaży odpowiednie informacje trafiają do kolejnego procesu.
Dopiero przejście całej ścieżki pokazuje, czy konfiguracja jest wygodna dla użytkownika i czy poszczególne automatyzacje współpracują ze sobą. Warto również przetestować przypadki mniej idealne: duplikat kontaktu, brak części danych, powrót deala do wcześniejszego etapu, zmiana właściciela czy błąd integracji.
11. Szkolenie zespołu powinno odpowiadać na pytanie „jak sprzedajemy?”, nie tylko „gdzie kliknąć?”
Nawet najlepsza konfiguracja nie pomoże, jeżeli zespół nie rozumie zasad procesu. Szkolenie ograniczone do pokazania interfejsu zwykle daje krótkotrwały efekt: użytkownicy wiedzą, gdzie znajduje się pipeline, ale nie wiedzą, kiedy powinni zmienić etap albo które dane są naprawdę istotne.
Lepsze szkolenie przechodzi przez typową sprzedaż. Pokazuje moment tworzenia deala, sposób kwalifikacji, zasady aktualizacji danych, użycie sekwencji, działania automatyczne oraz informacje, które manager później widzi w raportach.
Dzięki temu HubSpot staje się częścią procesu, a nie dodatkowym systemem do uzupełnienia po zakończeniu właściwej pracy.
Co powinno znaleźć się w dobrze zaprojektowanym wdrożeniu HubSpot Sales Hub?
Zakres zawsze zależy od firmy, ale najczęściej warto przejść przez kilka obszarów: model procesu sprzedaży, pipeline i warunki etapów, strukturę danych, sposób kwalifikacji leadów, automatyczne przypisywanie rekordów, sekwencje i follow-up, raportowanie, forecasting, uprawnienia, migrację danych, integracje oraz testy całej ścieżki.
Nie każdy zespół potrzebuje od razu wszystkich funkcji. Mała organizacja może osiągnąć bardzo dobry efekt dzięki prostemu pipeline'owi, kilku właściwościom i dobrze zaprojektowanym automatyzacjom. W większym zespole znaczenia nabierają dodatkowo standaryzacja pracy, playbooki, zaawansowane raportowanie, governance i integracje z pozostałymi systemami.
Zakres wdrożenia powinien wynikać z procesu sprzedaży i problemów, które Sales Hub ma rozwiązać - nie z listy funkcji dostępnych w zakupionym pakiecie.
Ile kosztuje wdrożenie HubSpot Sales Hub?
Nie ma jednej ceny właściwej dla każdego zespołu. Inaczej wygląda uruchomienie jednego procesu sprzedaży dla kilku osób, a inaczej migracja istniejącego CRM, kilka pipeline'ów, rozbudowane workflowy, integracje i raportowanie dla zarządu.
Warto również rozdzielić koszt wdrożenia od kosztu samej licencji. Przy Sales Hub znaczenie ma m.in. poziom pakietu oraz liczba osób potrzebujących płatnych funkcji sprzedażowych. Kupowanie pełnych stanowisk dla wszystkich użytkowników tylko dlatego, że mają dostęp do CRM, nie zawsze jest potrzebne.
Jeżeli jesteś jeszcze przed wyborem subskrypcji, zobacz również Ile kosztuje HubSpot? Cennik i koszty przed wdrożeniem. Dobór licencji warto połączyć z projektem procesu, żeby nie płacić za funkcje, których zespół nie wykorzysta, ani nie ograniczyć wdrożenia przez zbyt wąski pakiet.
HubSpot Sales Hub w Velmanta
Wdrażamy Sales Hub od procesu sprzedaży, nie od konfiguracji portalu.
Na początku analizujemy sposób pozyskiwania i prowadzenia szans sprzedażowych, role użytkowników, dane potrzebne do podejmowania decyzji oraz miejsca, w których zespół wykonuje dziś pracę ręcznie. Na tej podstawie projektujemy pipeline, strukturę danych, automatyzacje i raportowanie.
Jeżeli proces wymaga połączenia z ERP, systemem umów, księgowością, aplikacją klienta albo innym narzędziem, uwzględniamy integrację jako część architektury wdrożenia. Dzięki temu HubSpot nie staje się kolejną osobną bazą danych, ale miejscem, z którego zespół może prowadzić sprzedaż.
Efektem ma być CRM, który ogranicza liczbę ręcznych czynności, utrzymuje spójny standard pracy i daje managerowi dane potrzebne do zarządzania pipeline'em bez dodatkowego składania raportów poza systemem.
Bezpłatna konsultacja HubSpot
Planujesz wdrożenie HubSpot Sales Hub albo chcesz uporządkować obecną sprzedaż?
Podczas bezpłatnej konsultacji możemy przejść przez Twój obecny proces sprzedaży, pipeline, automatyzacje i sposób raportowania. Sprawdzimy, jaki zakres Sales Hub ma sens dla zespołu, które elementy warto wdrożyć od początku i gdzie CRM może przejąć pracę wykonywaną dziś ręcznie.
Umów bezpłatną konsultację
Komentarze