Rekordy i relacje
Firmy, kontakty, transakcje, produkty i właściwości muszą zachować właściwe powiązania.
Migracja do HubSpot
Nie przenosimy tabel. Przenosimy ciągłość działania.
Przenosimy dane, historię relacji i aktywne zadania do HubSpot. Migrujemy automatyzacje oraz integracje, które utrzymują biznes w ruchu.
Doświadczenie w migracjach z popularnych i niszowych CRM-ów.
Mamy na swoim koncie integracje i migracje z:
Pipedrive
Microsoft Dynamics
Bitrix24
Integracja z Salesforce
Wiele innych prostszych CRM
Excele i własne bazy danych
Problem, który zwykle wychodzi za późno
Import rekordów nie jest migracją CRM.
Po prostym imporcie zespół widzi firmy i kontakty. Nie widzi jednak rozmów, ustaleń ani logiki, która wcześniej podpowiadała, co zrobić dalej.
02
Historia aktywności
E-maile z formatowaniem, notatki, połączenia, spotkania, pliki i otwarte zadania tworzą kontekst klienta na osi czasu.
03
Logika procesu
Etapy, lifecycle, workflowy, szablony i przypisania trzeba przełożyć na model HubSpot.
04
Ekosystem narzędzi
Telefonia, ERP, dokumenty, kalendarze, BI, API i webhooki muszą wrócić do pracy w zaprojektowanej kolejności.
Podejście Velmanty
Nie zakładamy, że wszystko da się i należy przenieść 1:1.
Dla każdego elementu określamy jedną z trzech ścieżek: migrujemy, odtwarzamy w HubSpot albo bezpiecznie archiwizujemy.
Dzięki temu nowy CRM nie dziedziczy całego chaosu.
Zakres decyduje o wyniku
Import danych czy migracja operacyjna?
Oba warianty są poprawne. Różnią się celem: pierwszy wypełnia bazę, drugi odtwarza zdolność firmy do pracy.
| Obszar | Import danych | Migracja operacyjna Velmanta |
|---|---|---|
| Cel |
Przenieść wybrane rekordy.
|
Utrzymać kontekst klienta i ciągłość procesu.
|
| Oś czasu |
Najczęściej ograniczona do danych tabelarycznych.
|
Audyt aktywności, decyzja: import, odtworzenie albo archiwum.
|
| Automatyzacje |
Poza zakresem lub przenoszone bez przeglądu.
|
Przebudowane z logiką biznesową, testami i właścicielem procesu.
|
| Integracje |
Uruchamiane później, często bez modelu docelowego.
|
Projektowane jako część nowej architektury HubSpot.
|
| Efekt |
CRM z rekordami.
|
System, w którym zespół może pracować od pierwszego dnia.
|
Migracja prowadzona jak projekt operacyjny, nie eksport do CSV.
Łączymy podejście ETL: ekstrakcję, transformację i ładowanie danych i pracę nad procesem, testami użytkowników oraz kontrolowanym cutoverem.
DISCOVER
Inwentaryzacja
Co robimy: Analizujemy i katalogujemy źródła danych, obiekty, aktywności, automatyzacje, integracje, raporty i ryzyka.
Co otrzymasz: Raport dotyczący wszystkich danych, procesów i automatyzacji do migracji
DECIDE
Architektura docelowa
Co robimy: Budujemy model danych, pipeline’y, role, lifecycle i zasady: co przenosimy, co odtwarzamy, co wygaszamy.
Co otrzymasz: pełną dokumentację planowanej architektury w HubSpot
MAP
Mapowanie i transformacja
Co robimy: Analizujemy słowniki, identyfikatory, właściciele, formaty dat oraz kolejność budowania asocjacji.
Co otrzymasz: dokumentację pól, słowników i mapowania na nowe pola.
BUILD
Konfiguracja HubSpot
Co robimy: Dodajemy właściwości, obiekty, widoki, workflowy, integracje i podstawowe raportowanie przed danymi.
Co otrzymasz: przygotowany do przyjęcia danych system HubSpot
TEST
Próba migracyjna
Co robimy: Przesyłamy testowy wsad na reprezentatywnych danych, kontrola liczebności, relacji i krytycznych scenariuszy.
Co otrzymasz: próbkę danych w HubSpot do analizy poprawności migracji
PILOT
Pilotaż z zespołem
Co robimy: szkolimy użytkowników, którzy pracują na nowym modelu, a my zbieramy wyjątki zanim staną się problemem po starcie.
Co otrzymasz: raport wyjątków i zmian do wdrożenia
CUTOVER
Przejście produkcyjne
Co robimy: Finalny import, uruchomienie integracji i automatyzacji oraz decyzja go / no-go oparta na checklistach.
Co otrzymasz: checklistę go / no-go.
HYPERCARE
Stabilizacja
Co robimy: Monitorowanie, korekty, wsparcie zespołu i backlog rozwoju, gdy system pracuje już na żywo.
Co otrzymasz: konsultacje dla zespołu i backlog zmian do wprowadzenia.
Dlaczego Velmanta
HubSpot ma po migracji działać lepiej niż stary CRM, a nie tylko wyglądać znajomo.
Najpierw sprawdzamy, co zespół musi wiedzieć o kliencie.
Dopiero później dobieramy sposób przeniesienia e-maili, notatek, rozmów i plików.
Nie obiecujemy migracji 1:1, a nowy przeprojektowany system.
Nie kopiujemy workflowów, które utrzymują stary chaos.
Każda automatyzacja przechodzi audyt: po co istnieje, jaki ma wyzwalacz, kto jest właścicielem i czy HubSpot pozwala zrealizować ją prościej.
Pytania, które warto zadać przed rozpoczęciem.
FAQ
Mamy doświadczenie w migracjach z popularnych i niszowych CRM-ów oraz systemów budowanych na miarę. Realizujemy także migracje pomiędzy portalami HubSpot. Metodę dobieramy do modelu danych, możliwości eksportu i dostępnego API.
Firmy, kontakty i transakcje to dopiero początek. Zakres może obejmować historię komunikacji, aktualne zadania, powiązania między rekordami, automatyzacje, integracje i raporty. Ustalamy, czego zespół potrzebuje, aby kontynuować pracę w nowym systemie.
Sprawdzamy możliwość przeniesienia treści, dat, autorów, powiązań oraz formatowania e-maili i załączników. Przed rozpoczęciem prac potwierdzamy, co będzie dostępne w HubSpot, co wymaga innej formy zapisu, a co powinno pozostać w archiwum.
Analizujemy ich działanie i odtwarzamy potrzebną logikę w HubSpot. Weryfikujemy wyzwalacze, warunki, przypisania i działania. Migracja jest też okazją do uproszczenia procesów oraz usunięcia automatyzacji, które przestały być potrzebne.
Tak, integracje uwzględniamy w planie migracji od początku. Sprawdzamy przepływy danych między CRM a ERP, telefonią, dokumentami i pozostałymi narzędziami. Ustalamy, które połączenia można wykorzystać, a które trzeba przebudować dla HubSpot.
Harmonogram określamy po analizie systemu źródłowego i zakresu prac. Liczy się nie tylko liczba rekordów, ale także historia aktywności, jakość danych, automatyzacje i integracje. Plan obejmuje przygotowanie, próbę migracyjną, testy zespołu i finalne przejście.
Wycena wynika z zakresu i złożoności projektu. Przeniesienie kontaktów wymaga innego nakładu pracy niż migracja historii komunikacji wraz z przebudową procesów i integracji. Po analizie przedstawiamy konkretny zakres, koszty i etapy realizacji.
Przygotowanie i testy organizujemy tak, aby zespół mógł korzystać z obecnego CRM. Na finalne przejście ustalamy okno zmian, zasady pracy oraz sposób przeniesienia danych powstałych w międzyczasie. Ewentualne ograniczenia planujemy z wyprzedzeniem.
Weryfikujemy liczby rekordów, powiązania, właścicieli, historię aktywności i kluczowe scenariusze pracy. Przeprowadzamy próbę migracyjną oraz testy z użytkownikami. Finalne przejście następuje po spełnieniu uzgodnionych kryteriów odbioru.
Tak. Po uruchomieniu HubSpot monitorujemy działanie procesów i integracji, rozwiązujemy wykryte problemy oraz wspieramy użytkowników. Zakres i czas wsparcia ustalamy w planie projektu, aby zespół wiedział, na jaką pomoc może liczyć po starcie.
BEZPŁATNA KONSULTACJA
Chcemy wiedzieć jak najwięcej o Twoim biznesie
Przez lata pracy z HubSpot wypracowaliśmy najlepsze praktyki, które pokazujemy Klientom.
Każdego traktujemy indywidualnie i KAŻDY jest dla nas ważny.
Dlatego u nas nie zobaczysz marketingowych prezentacji i schematów wdrażanych od firmy do firmy.
Potraktujemy Cię indywidualnie, zrozumiemy Twój biznes i zarekomendujemy najlepsze rynkowe rozwiązania