HubSpot można uruchomić samodzielnie. Założenie portalu, utworzenie pipeline'u, dodanie właściwości czy import pierwszej bazy nie wymagają udziału firmy wdrożeniowej. Pytanie pojawia się wtedy, gdy CRM ma nie tylko działać, ale rzeczywiście przejąć proces sprzedaży, marketingu albo obsługi klienta.
Wtedy koszt wdrożenia przestaje być kosztem samej konfiguracji. Trzeba zdecydować, jak mają być zorganizowane dane, które czynności warto automatyzować, jak przenieść historię ze starego systemu i co zrobić z procesami, które obecnie funkcjonują poza CRM.
Dlatego wybór pomiędzy samodzielnym wdrożeniem HubSpot a współpracą z partnerem nie powinien zaczynać się od pytania, czy firma potrafi skonfigurować system. Ważniejsze jest to, jaki zakres odpowiedzialności chce przejąć wewnętrznie i jaki będzie rzeczywisty koszt poświęconego na to czasu.
Punkt wyjścia
Samodzielne wdrożenie jest tańsze tylko wtedy, gdy firma ma czas, kompetencje i wystarczająco prosty proces, żeby nie zapłacić później za jego przebudowę.
Nie każda organizacja potrzebuje partnera HubSpot. Są jednak projekty, w których wsparcie zewnętrzne pozwala ograniczyć liczbę błędnych decyzji podejmowanych na początku. Poniżej porównujemy oba modele i pokazujemy, kiedy każdy z nich ma ekonomiczny sens.
1. Samodzielne wdrożenie HubSpot nie oznacza tylko konfiguracji CRM
Najprostszy wariant rzeczywiście może ograniczyć się do założenia portalu, importu kontaktów i przygotowania jednego pipeline'u. Przy niewielkim zespole, prostym procesie sprzedaży i braku integracji taki model może działać bardzo dobrze.
Zakres rośnie jednak razem z rolą, którą HubSpot ma pełnić w firmie. Jeżeli CRM ma obsługiwać kilka zespołów, automatycznie przekazywać leady, generować zadania, raportować wyniki i wymieniać informacje z innymi systemami, ktoś musi wcześniej zaprojektować zasady działania całego środowiska.
Trzeba wtedy odpowiedzieć między innymi na pytanie, które informacje należą do kontaktu, które do firmy, a które powinny znaleźć się na dealu. Trzeba ustalić moment utworzenia szansy sprzedażowej, znaczenie poszczególnych etapów pipeline'u oraz warunki, na podstawie których uruchamiane są automatyzacje.
HubSpot może być prosty w konfiguracji, ale projekt procesu, który ma później obsługiwać, nadal wymaga decyzji biznesowych i architektonicznych.
Szerzej opisaliśmy cały zakres takich prac w artykule Wdrożenie HubSpot krok po kroku. Samo przeklikanie ustawień jest tam jednym z etapów, a nie początkiem całego projektu.
2. Kiedy samodzielne wdrożenie HubSpot ma sens?
Samodzielne wdrożenie jest rozsądnym wyborem przede wszystkim wtedy, gdy zakres jest łatwy do kontrolowania. Firma ma jeden podstawowy proces sprzedaży, niewielką liczbę użytkowników i nie musi na początku odwzorowywać wielu wyjątków ani przenosić rozbudowanej historii ze starego CRM.
Dużo zależy również od kompetencji dostępnych wewnątrz organizacji. Jeżeli ktoś dobrze zna proces, potrafi projektować strukturę danych i ma czas na poznanie możliwości HubSpot, część prac można wykonać bez zewnętrznego zespołu.
Taki model dobrze sprawdza się również przy pierwszym etapie projektu, kiedy firma chce uruchomić podstawowy CRM i rozwijać go później razem z procesem. Nie trzeba od początku budować najbardziej rozbudowanego wariantu systemu.
Dobry kandydat do samodzielnego wdrożenia
Prosty i dobrze znany proces
Zespół wie, kiedy powstaje deal, jakie informacje są potrzebne, jak wygląda odpowiedzialność handlowca i jakie raporty mają być dostępne. HubSpot ma przede wszystkim przenieść ten ustalony sposób pracy do jednego systemu.
Sygnał ostrzegawczy
Konfiguracja ma dopiero ustalić, jak firma będzie pracować
Jeżeli podczas tworzenia kolejnych pól i workflowów zespół dopiero odkrywa, kto powinien odpowiadać za dany etap procesu, problemem nie jest znajomość interfejsu HubSpot. Najpierw trzeba zaprojektować sam sposób działania.
3. Największym kosztem samodzielnego wdrożenia często nie jest HubSpot
Przy porównywaniu ofert łatwo zestawić ze sobą koszt partnera i zero złotych za pracę wykonywaną przez własny zespół. Takie porównanie pomija jednak czas osób zaangażowanych w projekt.
Jeżeli manager sprzedaży przez kilka tygodni analizuje dokumentację, projektuje właściwości, testuje workflowy i poprawia importy, jego praca nie staje się bezpłatna tylko dlatego, że nie pojawiła się na fakturze od zewnętrznej firmy. Jest finansowana z czasu, który normalnie zostałby przeznaczony na zarządzanie sprzedażą.
Jeszcze większy koszt pojawia się wtedy, gdy po kilku miesiącach trzeba przebudować elementy, na których opiera się reszta systemu. Źle dobrany model danych wpływa później na raporty i automatyzacje, a nieprecyzyjnie zaprojektowany pipeline zaczyna generować dane, których nie można wiarygodnie porównywać.
Koszt wdrożenia
Faktura za wdrożenie jest widoczna. Koszt źle wykorzystanego czasu i późniejszej przebudowy CRM znacznie łatwiej przeoczyć.
Dlatego przy porównaniu modeli warto liczyć nie tylko wydatki zewnętrzne, ale również czas zespołu, koszt potencjalnych poprawek oraz wpływ opóźnionego uruchomienia systemu na codzienną pracę.
Osobną częścią budżetu pozostaje sama platforma. Jeżeli chcesz sprawdzić, z czego składają się licencje, seaty i dodatkowe koszty, zobacz również artykuł Ile kosztuje HubSpot? Cennik i koszty przed wdrożeniem.
4. Co daje współpraca z partnerem HubSpot?
Dobry partner HubSpot nie powinien zaczynać projektu od tworzenia pól i workflowów. Jego rolą jest najpierw przełożyć sposób działania firmy na architekturę systemu, a dopiero później wykorzystać funkcje platformy do obsługi tego procesu.
W praktyce oznacza to spojrzenie na wdrożenie szerzej niż z perspektywy samego CRM. Jeżeli marketing przekazuje lead do sprzedaży, trzeba określić warunek przekazania odpowiedzialności. Jeżeli po podpisaniu umowy klient trafia do działu realizacji, HubSpot musi odpowiednio przekazać dane i zachować historię całego procesu. Jeżeli płatności znajdują się w ERP, trzeba ustalić sposób synchronizacji i wskazać system, który odpowiada za poprawność tej informacji.
Partner wnosi więc przede wszystkim doświadczenie z decyzjami, które później trudno zmienić bez wpływu na pozostałe części systemu. Dotyczy to architektury danych, sposobu wykorzystania obiektów, migracji, automatyzacji i integracji.
Wartość partnera nie polega na tym, że szybciej znajdzie odpowiedni przycisk w HubSpot. Powinien przede wszystkim wiedzieć, jakie konsekwencje będzie miała dana decyzja za kilka kolejnych etapów procesu.
Współpraca nie musi również oznaczać trwałego uzależnienia firmy od dostawcy. Dobre wdrożenie powinno kończyć się przekazaniem wiedzy, dokumentacją i takim przygotowaniem systemu, żeby zespół mógł później samodzielnie wykonywać codzienne zmiany.
5. Partner HubSpot i onboarding HubSpot to nie zawsze ten sam zakres
Przy zakupie niektórych wersji HubSpot może pojawić się dodatkowa usługa onboardingowa. Warto jednak oddzielić onboarding produktu od pełnego wdrożenia CRM w firmie.
Onboarding pomaga sprawnie rozpocząć korzystanie z platformy i poznać sposób jej konfiguracji. Pełne wdrożenie może natomiast obejmować również analizę procesów, model danych, migrację, projekt pipeline'ów, automatyzacje, integracje oraz przygotowanie raportowania.
W określonych scenariuszach onboarding może być realizowany przez HubSpot Solutions Partnera. Daje to możliwość połączenia części związanej z uruchomieniem platformy z projektem prowadzonym bezpośrednio wokół procesów firmy.
Przed zakupem licencji
Najpierw warto ustalić, czego potrzebuje proces. Dopiero później dobierać Huby, poziomy licencji i płatne seaty.
Jeżeli decyzja o współpracy z partnerem jest rozważana, dobrze podjąć rozmowę jeszcze przed finalnym zakupem. Na tym etapie nadal można ocenić strukturę licencji, potrzebną liczbę użytkowników i zakres funkcji, zamiast dopasowywać projekt do umowy, która została już podpisana.
6. Partner może pomóc uniknąć kupowania HubSpot „na zapas”
Przy pierwszym kontakcie z cennikiem łatwo przyjąć, że większa firma automatycznie potrzebuje wyższej wersji platformy. W praktyce pakiet powinien wynikać z funkcji wymaganych przez konkretny proces.
Część użytkowników może potrzebować pełnych funkcji sprzedażowych, podczas gdy inni korzystają z CRM jedynie do odczytu danych albo wykonywania pojedynczych działań. Podobnie wygląda kwestia Marketing Hub, gdzie struktura bazy kontaktów może mieć bezpośredni wpływ na koszt.
Partner, który będzie później odpowiadał za architekturę systemu, może ocenić licencję z perspektywy planowanego wdrożenia. Dzięki temu rozmowa nie dotyczy wyłącznie tego, ile funkcji zawiera dany pakiet, ale tego, które z nich będą faktycznie potrzebne.
Najtańsza licencja nie zawsze oznacza najtańszy proces. Jeżeli brak odpowiedniej funkcji powoduje codzienną pracę ręczną, koszt tej pracy może szybko przekroczyć różnicę pomiędzy pakietami. Z drugiej strony kupowanie wyższego planu dla funkcji, których zespół nie wykorzysta, również trudno uznać za optymalizację.
7. Migracja danych jest momentem, w którym pozorna oszczędność szybko znika
Sam import kontaktów do HubSpot jest prosty. Migracja CRM używanego przez kilka lat wygląda inaczej, ponieważ trzeba zdecydować nie tylko, jakie rekordy przenieść, ale również jak zachować ich relacje i znaczenie.
W starym systemie mogą znajdować się pola, które przestały być wykorzystywane, kilka wersji tej samej informacji albo dane wymagające oczyszczenia przed importem. Jeżeli zostaną przeniesione bez wcześniejszego uporządkowania, nowy CRM rozpocznie pracę z problemami starego.
Przy bardziej rozbudowanej migracji trzeba też zadbać o identyfikatory rekordów, właścicieli, powiązania pomiędzy kontaktami i firmami, istniejące deale oraz sposób późniejszej synchronizacji z innymi systemami.
Migracja nie powinna odpowiadać na pytanie „jak przenieść wszystko?”. Lepszym pytaniem jest „które dane będą potrzebne w nowym procesie i w jakiej strukturze?”.
Przy niewielkiej i uporządkowanej bazie firma często poradzi sobie samodzielnie. Wraz ze wzrostem liczby źródeł danych rośnie wartość wcześniejszego zaprojektowania migracji.
8. Integracje znacząco zmieniają charakter wdrożenia
Projekt zaczyna być bardziej techniczny, kiedy HubSpot ma wymieniać informacje z ERP, systemem księgowym, platformą e-commerce, aplikacją klienta albo narzędziem obsługującym dokumenty.
Nie wystarczy wtedy samo przesłanie danych z punktu A do punktu B. Trzeba określić kierunek synchronizacji, zasady aktualizacji rekordów oraz zachowanie systemu w przypadku błędu. Ważne jest również ustalenie, która aplikacja pozostaje źródłem prawdy dla konkretnego rodzaju informacji.
Czasem wystarczy gotowa aplikacja z marketplace. Przy bardziej specyficznym procesie potrzebna będzie własna integracja albo warstwa pośrednia. Różnicę pomiędzy tymi modelami opisujemy szerzej w artykule Integracje HubSpot - kiedy wystarczy gotowa aplikacja, a kiedy potrzebne jest API?.
Przy własnych integracjach pojawiają się również kwestie niezawodności, kolejkowania i limitów platformy. Jeżeli HubSpot ma obsługiwać proces krytyczny dla firmy, warto zaprojektować zachowanie integracji również wtedy, gdy API chwilowo odrzuci kolejne żądanie. Więcej na ten temat znajdziesz w materiale o limitach API i rate limitingu HubSpot.
Zmiana skali projektu
Gdy HubSpot staje się częścią większego ekosystemu systemów, wdrożenie CRM zaczyna być również projektem integracyjnym.
9. Najdroższy moment na wezwanie partnera przychodzi po źle wykonanym wdrożeniu
Firma może przez kilka miesięcy rozwijać portal samodzielnie i dopiero później zauważyć, że dodawanie kolejnych funkcji staje się coraz trudniejsze. Workflowy zaczynają zależeć od innych workflowów, podobne dane znajdują się na różnych obiektach, a przygotowanie prostego raportu wymaga ręcznego eksportu.
Wtedy zewnętrzne wsparcie nadal może uporządkować środowisko, ale projekt zaczyna się od analizy istniejącej konfiguracji i ustalenia, które elementy można zachować. Przebudowa działającego CRM wymaga większej ostrożności niż zaprojektowanie poprawnej struktury przed uruchomieniem.
Nie oznacza to, że każdy portal skonfigurowany samodzielnie prędzej czy później wymaga przebudowy. Warto jednak obserwować moment, w którym CRM zaczyna zwiększać liczbę wyjątków zamiast je ograniczać.
Jeżeli część procesu ponownie przeniosła się do Excela, użytkownicy tworzą własne obejścia, a raportowanie wymaga ręcznej korekty, pomocny może być również nasz materiał 12 sygnałów, że HubSpot wymaga audytu.
Bezpłatna konsultacja HubSpot
Nie wiesz, czy w Twoim przypadku lepsze będzie samodzielne wdrożenie czy współpraca z partnerem?
Podczas bezpłatnej konsultacji możemy przejrzeć Twój proces, planowany zakres HubSpot oraz obecne systemy i wskazać, które elementy możesz bez problemu zrobić wewnętrznie, a gdzie wsparcie partnera może ograniczyć czas, koszt i ryzyko późniejszych poprawek.
Umów bezpłatną konsultację
Komentarze