Automatyzacja procesów biznesowych, która odciąża Twój zespół
Projektujemy i wdrażamy automatyzacje, które realnie odciążają zespoły sprzedaży, marketingu, obsługi klienta i operacji. Łączymy systemy, porządkujemy przepływ danych i wykorzystujemy AI tam, gdzie faktycznie przyspiesza pracę.
Zaczynamy od zrozumienia procesu i celu biznesowego. Następnie wskazujemy, co warto zautomatyzować, wdrażamy rozwiązanie i przygotowujemy zespół do skutecznego korzystania z niego na co dzień.
.png?width=1254&height=1254&name=Neonowy%20przep%C5%82yw%20obs%C5%82ugi%20zapytania%20(1).png)
Kiedy warto zautomatyzować procesy w firmie?
Automatyzacja ma sens, gdy powtarzalne czynności zabierają czas, a przepływ informacji zależy od ręcznego przekazywania danych i przypomnień. Warto zacząć od miejsc, w których zespół regularnie traci czas lub popełnia błędy.
Brzmi znajomo?
Te same dane wpisujecie kilka razy
Informacje z formularza trafiają do CRM, arkusza i systemu zamówień. Każdy kolejny wpis zajmuje czas i zwiększa ryzyko pomyłki.
Ustaleń trzeba szukać w wiadomościach
Zakres zlecenia jest w e-mailu, termin na czacie, a notatka po rozmowie u handlowca. Przed kolejnym krokiem ktoś musi zebrać całość.
Sprawy czekają między działami
Umowa jest podpisana, ale realizacja nie ma kompletu danych. Zespół dopytuje, kto przejmuje sprawę i co ma zrobić dalej.
Terminów pilnuje jedna osoba
Przypomnienia o kontakcie i zaległych zadaniach zależą od pamięci pracownika. Podczas jego nieobecności sprawy zaczynają się opóźniać.
Od którego procesu zaczynamy?
Wspólnie sprawdzamy cztery rzeczy:
Częstotliwość
Jak często zespół wykonuje te same czynności?
Czas pracy
Ile czasu zajmują w skali tygodnia lub miesiąca?
Skutki błędów
Co kosztuje pomyłka, opóźnienie lub pominięta sprawa?
Jasne reguły
Czy wiemy, co uruchamia proces, kto decyduje i jak obsłużyć wyjątki?
Gdy reguły są niejasne, najpierw porządkujemy proces.
Na pierwszy zakres wybieramy konkretny problem.
Ustalamy punkt wyjścia i sposób pomiaru efektu: czas obsługi, liczbę ręcznych czynności albo pomyłek.
Jakie procesy biznesowe możemy zautomatyzować?
Automatyzacja może obejmować pojedyncze zadanie albo kilka etapów pracy między działami. Projektujemy ją wokół informacji i działań potrzebnych do obsługi konkretnej sprawy. Poniżej przykładowe zakresy, które dopasowujemy do systemów i zasad działania Twojej firmy.
Marketing i przekazywanie leadów do sprzedaży
Zapytanie z formularza powinno trafić do właściwej osoby razem z informacją, czego potrzebuje klient i skąd przyszedł. Możemy połączyć zbieranie danych z ich sprawdzaniem, zapisem w CRM, przypisaniem opiekuna i utworzeniem zadania.
Ustalamy też, co ma się wydarzyć, gdy kontakt już istnieje albo brakuje danych do obsługi zapytania. Handlowiec otrzymuje sprawę z kontekstem, a marketing może sprawdzić, co dzieje się z przekazanymi kontaktami.
Sprzedaż, oferty i dalszy kontakt z klientem
Po rozmowie trzeba uzupełnić dane, przygotować ofertę i ustalić następny krok. Część tych czynności można uruchomić na podstawie etapu transakcji lub decyzji handlowca.
Możemy przygotować przepływ danych do oferty, przypomnienia o kontakcie i sygnały o sprawach bez dalszego działania. Rabat, niestandardowe warunki lub wysłanie dokumentu mogą wymagać zatwierdzenia przez wskazaną osobę.
Obsługa klienta, zgłoszenia i terminy odpowiedzi
Zgłoszenie może otrzymać kategorię, opiekuna i termin reakcji według uzgodnionych zasad. Zespół widzi historię sprawy, a osoba odpowiedzialna dostaje informację, gdy obsługa wymaga interwencji.
Automatyzacja może również przypomnieć o brakujących danych, przekazać sprawę do innego działu i powiadomić klienta o zmianie statusu. Zakres komunikacji ustalamy dla poszczególnych rodzajów zgłoszeń.
Obieg umów, przekazanie do realizacji i operacje
Podpisana umowa może uruchomić przygotowanie projektu, zadań lub zamówienia w kolejnym systemie. Dane klienta, uzgodniony zakres i dokumenty trafiają do osób odpowiedzialnych za realizację.
Przed przekazaniem system sprawdza wymagane informacje. Jeśli czegoś brakuje, kieruje sprawę do uzupełnienia. Dzięki temu kolejny dział wie, co ma wykonać i kto odpowiada za wyjaśnienie braków.
Od zapytania do realizacji — przykład automatyzacji całego procesu
W firmie usługowej jedno zapytanie może przejść przez marketing, sprzedaż i realizację. Poniższy scenariusz pokazuje, jak można połączyć ich pracę. To przykład procesu, którego szczegóły uzgadniamy podczas analizy.
Zapytanie trafia do CRM
Po wysłaniu formularza system sprawdza, czy kontakt już istnieje, i zapisuje informacje przy właściwym rekordzie. Brakujące dane trafiają do uzupełnienia.
Handlowiec otrzymuje sprawę
Reguły przypisania uwzględniają na przykład rodzaj usługi lub obszar obsługi. Opiekun dostaje zadanie z terminem i treścią zapytania. Brak działania w uzgodnionym czasie może uruchomić powiadomienie.
Ustalenia z rozmowy zasilają ofertę
Handlowiec potwierdza zakres i warunki. Uzgodnione dane mogą posłużyć do przygotowania dokumentu, a oferta przechodzi przez wymagane akceptacje przed wysyłką.
Podpisanie umowy uruchamia przekazanie
Po otrzymaniu potwierdzenia z systemu podpisu automatyzacja sprawdza kompletność danych. Następnie tworzy uzgodnione zadania lub projekt i powiadamia zespół realizacji.
Zespół rozpoczyna pracę z kompletem ustaleń
Osoba odpowiedzialna widzi zakres, dokumenty i terminy. Wynik przekazania wraca do CRM, więc sprzedaż może sprawdzić, czy sprawa została przyjęta.
Jeżeli zmieniają się warunki, brakuje danych lub jeden z systemów nie odpowiada, proces wymaga osobnej ścieżki. Ustalamy, kiedy ma się zatrzymać, kto otrzyma informację i jak wznowić obsługę.
Rozwiązania Velmanty w praktyce
Tworzymy integracje i własne komponenty do automatyzacji. Przykładem są rozwiązania SMSAPI dla HubSpot i n8n: ten sam kanał komunikacji wykorzystujemy w różnych środowiskach pracy.
Rekord
klienta
HubSpot
SMSAPI
IntegracjaWysłana
wiadomość
Wizualizacja integracji
SMSAPI i HubSpot — wiadomość uruchamiana z procesu
Nasza integracja pozwala wysyłać SMS-y z workflow HubSpot, personalizować ich treść danymi CRM i zapisywać wysłaną wiadomość przy odpowiednim rekordzie.
Można ją wykorzystać w uzgodnionym scenariuszu przypomnień lub komunikacji dotyczącej sprawy klienta. Zespół pracuje na danych w CRM, bez ręcznego eksportowania listy odbiorców do osobnego panelu.
Zobacz integrację SMSAPI z HubSpot ↗Własny node SMSAPI dla n8n
Przygotowaliśmy również własny node, czyli komponent integracyjny SMSAPI dla n8n. Umożliwia wykorzystanie wysyłki SMS wewnątrz przepływu automatyzacji.
Takie komponenty rozwijamy, gdy firma potrzebuje wygodnego dostępu do operacji zewnętrznego systemu. Zakres integracji dobieramy do dostępnego API i wymagań procesu.
Zobacz, jak wykorzystujemy n8n i własne integracje ↗n8n
SMSAPI
Wizualizacja integracji
Jak projektujemy, wdrażamy i rozwijamy automatyzacje?
Wdrożenie zaczynamy od ustalenia przebiegu pracy, danych i odpowiedzialności. Na tej podstawie określamy zakres, dobieramy technologię i uzgadniamy, po czym poznamy, że rozwiązanie działa poprawnie.
Analiza procesu i wybór pierwszego zakresu
Rozmawiamy z osobami wykonującymi zadania i sprawdzamy używane systemy. Ustalamy, co rozpoczyna proces, jakie dane są potrzebne, kto podejmuje decyzje i gdzie pojawiają się wyjątki.
Otrzymujesz opis procesu, rekomendowany pierwszy zakres oraz zależności, które trzeba uwzględnić przed wdrożeniem. Po Twojej stronie potrzebujemy osoby odpowiedzialnej za proces i udziału jego użytkowników.
Połączenie systemów i budowa automatyzacji
Określamy, w którym systemie utrzymujemy poszczególne dane i jak przekazujemy je dalej. Konfigurujemy przepływy, reguły działania oraz potrzebne integracje. Jeśli gotowe połączenie nie obejmuje wymaganego zakresu, sprawdzamy możliwość przygotowania własnego komponentu.
Wykorzystujemy możliwości obecnych narzędzi, n8n lub własny kod zależnie od wymagań. Przy pracy na treści wiadomości, dokumentów i rozmów możemy uwzględnić AI, wraz z zasadami weryfikacji jego wyników.
Testy, bezpieczeństwo danych i przygotowanie zespołu
Sprawdzamy zwykły przebieg pracy, brakujące dane, powtórzone zdarzenia i błędy połączenia. Wspólnie ustalamy uprawnienia, zakres przetwarzanych informacji i sposób zgłaszania problemów.
Użytkownicy przechodzą przez swoje zadania w nowym procesie. Otrzymują instrukcję działania i wiedzą, kiedy potrzebna jest ich decyzja. Przed uruchomieniem potwierdzamy uzgodnione kryteria odbioru.
Uruchomienie, utrzymanie i dalszy rozwój
Po uruchomieniu sprawdzamy przebieg procesu i porównujemy wyniki z punktem wyjścia. W dokumentacji zapisujemy działanie automatyzacji, zależności oraz sposób obsługi wyjątków.
Uzgadniamy odpowiedzialność za utrzymanie, monitoring i aktualizacje. Dalsze zmiany planujemy na podstawie działania rozwiązania i potrzeb zespołu. Zakres wsparcia po wdrożeniu określamy w ofercie.
Ile kosztuje automatyzacja procesów i jak ocenić jej opłacalność?
Wycena projektowa
Automatyzacje wyceniamy projektowo po ustaleniu zakresu. Na koszt wpływają przede wszystkim liczba i możliwości systemów, jakość danych, złożoność reguł oraz liczba sytuacji wymagających osobnej obsługi.
Znaczenie ma także wolumen operacji, sposób uruchomienia rozwiązania i wymagany zakres utrzymania. Osobno przedstawiamy koszt wdrożenia, opłaty za narzędzia i środowisko oraz uzgodnione wsparcie. Przy wykorzystaniu AI uwzględniamy również koszt jego użycia.
Wdrożenie
Narzędzia i środowisko
Uzgodnione wsparcie
Jak sprawdzamy, czy inwestycja ma sens?
Przed wdrożeniem ustalamy, ile czasu zajmuje obsługa procesu, jak często jest wykonywany i gdzie powstają błędy. Z tych danych wynika, które zmiany mogą przynieść największą wartość.
Przykładowo w przekazywaniu zapytań miernikiem może być czas do pierwszego kontaktu. Przy obiegu dokumentów sprawdzimy liczbę ręcznych wpisów i spraw wracających do poprawy. Po uruchomieniu porównujemy ten sam zakres i te same mierniki.
Odzyskany czas można przeznaczyć na obsługę klientów lub większą liczbę spraw. W ocenie opłacalności uwzględniamy sposób jego wykorzystania oraz bieżący koszt działania automatyzacji.
Pytania przed wdrożeniem automatyzacji
FAQ
Sprawdźmy, który proces warto usprawnić jako pierwszy
Opisz, co robicie ręcznie, z jakich systemów korzystacie i gdzie sprawy się zatrzymują. Podczas pierwszej rozmowy omówimy cel, możliwy sposób działania i informacje potrzebne do wyceny. Jeśli potrzebna będzie osobna analiza procesu, przedstawimy jej zakres i koszt przed rozpoczęciem prac.
30 minut · bez zobowiązań · konkretny punkt wyjścia